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Généralités
Coordonnées
Les coordonnées permettent la saisie de l'en-tête des factures, ainsi que des zones nécessaires à l'établissement des certificats.
Mots de passe
Deux mots de passe peuvent être définis: •mot de passe général, donnant l'accès à l'application •mot de passe pour l'accès à la gestion des tables. Pour pouvoir modifier ce mot de passe, il sera nécessaire d'indiquer au préalable l'ancien.
Certificats
Utilisateurs
La gestion des utilisateurs permet de personnaliser l'accueil des adhérents en indiquant le nom de la personne ayant procédé à l'enregistrement de la fiche. Une fois la liste des utilisateurs définie et la case 'gestion des utilisateurs' activée, il est nécessaire pour procéder à une saisie ou une consultation de fiches de sélectionner un utilisateur. Le nom de l'utilisateur courant apparaît au menu général, et est reporté sur les factures, précédé de la mention qui a été saisie dans les options de factures (voir ci-dessous "Comptabilité - Facturation").
Thèmes visuels
Modifie les couleurs de l'intégralité des fenêtres de l'application en fonction de thèmes visuels proposés, ou de paramètres définis par l'utilisateur.
Dépassement de limites
Un nombre maximum d'inscriptions est défini pour chaque activité. Par défaut, ce nombre ne peut être dépassé, et l'inscription en dépassement ne peut être validée. Cependant, cette option permet de dépasser cette limite, en validant une inscription en dépassement (cas par exemple de membres d'une même famille, s'inscrivant simultanément sans que le dépassement n'entraîne d'impossibilité). De surcroît, le gestionnaire de l'application peut prévoir un mot de passe pour autoriser les dépassements, limitant ainsi cette possibilité à certains utilisateurs seulement.
Aide à la saisie
Genre courant
Le genre courant a pour but de faciliter les saisies, en prédéterminant le genre (le choix de ce paramètre pourra être fait en fonction des statistiques de répartition par sexes).
Tranches d'âges - Adhésions
Ce module détermine 11 tranches d'âges possibles, avec le code correspondant des adhésions. Une bonne définition de cette table permet: •la proposition automatique d'adhésion lors de la saisie d'un nouvel adhérent, selon sa date de naissance •la non impression de la ligne Adhésion sur les étiquettes (par défaut, sauf indication contraire) •les statistiques de répartitions calculées uniquement sur les adhérents. Note : pour obtenir des statistiques cohérentes, il faut que tous les codes adhésions soit présents dans cette table. Si les codes ne sont pas relatifs à une tranche d'âge (et afin d'éviter la proposition automatique de ces codes en fonction de l'âge), il faut créer des tranches d'ages inutilisées, la saisie permettant de gérer jusqu'à 200 ans. Par exemple, si un code ADH01 concerne les adhésions de 0 à 15 ans, ADH02 au delà de 15 ans, mais que l'on désire créer un code GRATU pour des adhésions gratuites, il faut pour que les statistiques soient correctes que GRATU figure dans la table, sans interférer. On peut alors faire la saisie suivante : 0 à 15 : ADH01, 15 à 182 : ADH02, et indiquer GRATUIT dans n'importe laquelle des tranches 3 à 11, puisque ces tranches ne déclencheront logiquement jamais de proposition automatique d'adhésion en fonction de la date de naissance.
Date courante
L'ensemble des traitements d'une session est considéré comme effectué à la date courant, proposée à la date du jour. Ce paramètre, qui n'est pas conservé après fin de l'application, permet de simuler une nouvelle date lors d'une session, sans contraindre ainsi à modifier la date système au panneau de configuration de Windows.
An 2000
Dans la majeure partie des applications, la saisie de dates sans l'indication du siècle implique que ces dates sont considérées comme appartenant au vingtième siècle (par exemple 97 donne 1997): cette facilité implique cependant que l'an 00 sera considéré comme 1900 et non 2000, de sorte qu'il sera alors nécessaire de préciser systématiquement une année à 4 chiffres. Cette option facilite la transition en considérant les saisis de 0 à 20 comme de 2000 à 2020.
Historique
Lorsque la base de l'année précédente existe sur le système, le programme propose en saisie d'un adhérent le bouton 'reprise d'historique' qui permet la récupération des données principales de l'adhérents. Si l'option 'Reprise d'historiques automatique' est activée, la recherche dans la base de données de l'année précédente est automatique en saisie dès la validation du prénom.
Messagerie réseau
Le mode messagerie réseau ouvre une fenêtre permettant de communiquer des messages simples entres les différents utilisateurs connectés sur la même base de données en réseau. L'application surveille l'arrivée de message destiné à l'utilisateur selon la fréquence choisie en 10ème de secondes.
Centres de loisirs
Tarifs
Dix tarifs peuvent être utilisées pour les centres de loisirs. Ils permettent de calculer rapidement le coût d'un centre (même si ces valeurs restent individuellement modifiables lors de la saisie d'un centre), en fonction d'un tarif semaine, jour, matin, après-midi et repas. Le tarif calculé lors d'un centre est effectué par regroupement (hormis pour les repas) maximum pour minimiser éventuellement le coût. Si l'intégralité de la semaine est sélectionné, le tarif semaine est appliqué à ce bloc au lieu du cumul des tarifs jours; de même pour l'association matin et après-midi qui implique alors le tarif jour. Si aucun tarif dégressif n'est appliqué, il suffit d'indiquer comme tarif jour la somme matin+après-midi et comme tarif semaine la somme du nombre de jours.
Dates prochaines
Pour faciliter la saisie des centres en proposant un calendrier adapté la saisie des prochaines dates de centres détermine les bornes proposées par défaut, au niveau des dates de début et de fin, et du premier et dernier jour de la semaine.
Limites par jour
Lorsque le contrôle des limites par jour est activée, la liste des jours en surnombre est affichée lorsque l'affectation d'un centre de loisirs à un adhérent implique le dépassement autorisé pour le matin, le nombre de repas ou l'après-midi.
Journées récréatives
Tarifs
Dix tarifs peuvent être utilisées pour les journées récréatives. Ils permettent de calculer rapidement le coût d'une activité (même si ces valeurs restent individuellement modifiables lors de la saisie), en fonction d'un tarif jour, matin, après-midi et repas. Le tarif calculé est effectué par regroupement (hormis pour les repas) maximum pour minimiser éventuellement le coût. Si l'intégralité de la journée est sélectionnée, le tarif jour est appliqué au lieu de l'association matin et après-midi. Si aucun tarif dégressif n'est appliqué, il suffit d'indiquer comme tarif jour la somme matin+après-midi.
Dates prochaines
Pour faciliter la saisie en proposant un calendrier adapté la saisie des prochaines dates, détermine les bornes proposées par défaut, au niveau des dates de début et de fin, et du jour de la semaine.
Limites par jour
Lorsque le contrôle des limites par jour est activée, la liste des jours en surnombre est affichée lorsque l'affectation d'une journée récréative à un adhérent implique le dépassement autorisé pour le matin, le nombre de repas ou l'après-midi.
Base de données
Statistiques de la base
Indique le nombre de fiche dans les différentes tables de la base de données.
Sauvegarde automatique
Si vous disposez d'un disque dur de grande capacité (sur votre machine ou sur un poste accessible par réseau), vous pouvez demander une sauvegarde automatique de la base de données. Cette sauvegarde, qui se lance automatiquement chaque fois que l'application est quittée, effectue une recopie du fichier MJCxxxx.MDB (base de données complète), vers le répertoire désigné ici, soit sous la forme d'un fichier de même nom (l'ancienne sauvegarde étant automatiquement écrasée par la nouvelle), soit la forme d'un fichier dont le nom est constitué de la date (format aaammjj.mdb). Cette dernière méthode permet d'obtenir ainsi de multiples fichiers de sauvegardes jour par jour, assurant une possibilité en cas de problème important, de revenir à une version antérieure peu modifiée : cette méthode a cependant le désavantage "d'encombrer" votre disque de très nombreux fichiers. Trois répertoires de destination peuvent être prévus, avec priorité : - si le répertoire principal existe (ou peut être créé dans le cas ou la création est autorisée) ce répertoire est utilisé - sinon, un essai est fait vers le répertoire de sauvegarde secondaire 1, puis vers le répertoire secondaire 2. Ces répertoires ont pour fonction de faciliter des sauvegardes sur un réseau local : en effet, si la station de travail est isolée, la sauvegarde ne peut se faire que sur le disque de la station. Mais si la station de travail est membre d'un réseau local, il est envisageable de déporter le fichier sauvegardé vers un autre poste (ce qui assure plus de sécurité en cas de problème matériel sur la station utilisant l'application). Par exemple, il est ainsi possible de demander une sauvegarde prioritaire vers un poste du réseau, puis s'il est éteint ou indisponible lors de la tentative de sauvegarde, de tenter la même opération vers un autre poste, et en fin, en cas d'échec total, de procéder à la sauvegarde (secondaire 2) vers un répertoire du disque de la station.
Note 1 : aucune procédure de restauration automatique n'est prévue. Cette sauvegarde est une simple sécurité. Il appartient donc à l'utilisateur qui désire restaurer une sauvegarde ainsi créée de recopier le fichier concerné vers le répertoire de destination. Exemple : recopie de C:\SAUVE\20001231.MDB (sauvegarde du 31 décembre 2000) vers C:\MJC\MJC2000.MDB
Note 2 : aucune procédure n'est prévu pour la destruction des fichiers de sauvegarde datés inutiles. L'utilisateur devra donc vider le répertoire de sauvegarde manuellement des sauvegardes jugées inutiles.
Note 3 : l'usage de la sauvegarde automatique ne vous dispense pas d'effectuer des sauvegardes sur d'autres supports. Si cette procédure est rapide, elle ne vous protège par exemple pas des effets d'un problème de panne matériel de disque.
Année courante
Permet de modifier l'année en cours de traitement, pour effectuer des traitements sur la base des années précédentes ou préparer la nouvelle année. Le changement d'année n'est possible que: •si la base de l'année existe (les différentes bases dans le répertoire courant indiqué sont recensées dans la liste déroulante) •ou, si la base de l'année n'existe pas, mais que celle de l'année précédente existe. La nouvelle base est alors créée, avec report des paramètres, des professions, des activités et des communes. Le compteur des adhérents est replacé au millier immédiatement supérieur à la dernière valeur. Il est possible de choisir de ne pas reprendre les fiches professions, activités et communes qui n'ont pas été utilisée.
Le chemin de l'emplacement de la base de données sur le disque dur ou le réseau est modifiable aussi dans ce module.
Note : il est parfois nécessaire d'utiliser l'accès à la base par "connexion d'un lecteur réseau". L'application effectue alors automatiquement la connexion avec le nom d'utilisateur et le mot de passe indiqué (C'est par exemple le cas lorsque la base est hébergée sur un compte utilisateur en XP Pro protégé par mot de passe, et que l'accès doit se faire à partir d'une machine XP Home).
Autres tables et données
Modes de règlement
25 modes de règlements différents peuvent être gérés par cette table. Pour chaque mode de règlement est indiqué: - un libellé complet apparaissant dans les boîtes de sélection du mode - un résumé (texte plus court), qui est indiqué dans le tableau des règlements sur la fiche adhérents.
De plus, l'indication 'Défaut' permet de prépositionner un mode par défaut lors de la création d'un règlement (voir 'Saisie d'un adhérent')
Echéances
La table échéance permet de déclarer toute sorte d'échéances utile lors de la saisie des règlements (ainsi qu'à l'état imprimé récapitulatif permettant de déterminer les remises à l'encaissement nécessaires à une date donnée) Quelques exemples : - Comptant : nb jours=0, fin de mois=Non - 30 jours fin de mois : nb jours=30, fin de mois=Oui - 60 jours fin de mois le 10 : nb jours=60, fin de mois=Oui, Jour fixe=Oui - fin de troisième trimestre : nb jours=0, fin de mois=Oui, Mois fixe=9
Numéros
Le compteur du numéro automatique d'adhérent peut être modifié. Il est impossible de donner une valeur inférieure ou égale à un numéro d'adhérent existant. Par exemple, ce module peut permettre après une saisie inadéquate, donc détruite, de repositionner le compteur pour obtenir une suite séquentielle de numéros d'adhérents.
Zones libres
La fiche adhérent comporte neuf zones optionnelles de 40 caractères. L'utilisateur peut définir leur fonction en leur associant un libellé libre par cette option. Une zone dont le libellé est non vide apparaît sur les masques de saisie, de consultation et de recherche. La mise à vide d'un libellé entraîne la disparition de l'affichage de cette zone (mais pas l'effacement des valeurs correspondantes si elles existent).
Les zones optionnelles sont aussi reprises par la commande Historique et Famille, ainsi que par le changement d'année.
Il est possible ici - qu'une zone libre ne peut contenir une valeur vide : dans ce cas, tant en saisie qu'en consultation, il est impossible de valider la fiche tant que la zone correspondante reste vide.
Par défaut, l'ensemble des zones libres sont reprises automatiquement par l'usage des boutons "Historique" et "Famille" lors de la saisie. Il est cependant possible ici d'indiquer par simple case à cocher dans la colonne H qu'une zone ne doit pas être reportée sur la nouvelle fiche à partir de la fiche historique, ou par case à cocher dans la colonne F que la zone issue d'une fiche de la même famille ne doit pas être reprise.
Etiquettes
Etiquettes individuelles
Etiquettes sur imprimante ligne
L'impression des étiquettes nécessite un paramétrage précis De une à huit étiquettes peuvent être imprimées simultanément, en définissant les positions, la taille d'une étiquette et les marges. Les séquences d'initialisation et de fin correspondent à des chaînes spécifiques à envoyer à l'imprimante avant d'imprimer l(es) étiquette(s), et après cette impression.
Le contenu de l'étiquette doit être détaillé ligne par ligne. Chaque ligne peut contenir jusqu'à trois zones différentes, chacune d'elle disposant: - d'un alignement spécifique avec G=à gauche, C=centré et D=à droite. Cette option n'a d'intérêt que si la largeur de la zone est fixe. - d'une longueur spécifique (par = et indication du nombre de caractères) ou d'un ajustement à la longueur du texte à imprimer (A)
Les rubriques (activités-codes) et (activités-libellé) permettent d'imprimer la liste des activités (à l'exclusion des codes d'adhésions déclarées dans 'Tranches d'âges-Adhésions')
La boîte à cocher Ascii détermine si l'impression doit se faire selon la table de caractères ASCII ou selon la norme ANSI de l'application (permet de résoudre des problèmes lors de l'impression de caractères accentués).
Etiquettes sur imprimante étiqueteuse
Il s'agit ici du paramétrage sur une imprimante gérée par Windows dédiée à l'impression d'étiquettes.
Etiquettes (page)
Choix du format d'étiquettes utilisé pour les impressions en planches A4.
Texte année
Détermine le texte qui doit apparaître sur l'étiquette lors de l'utilisation de la rubrique 'Année'. Par exemple '1994/95 No' si la rubrique année est suivie du numéro d'adhérent.
Divers
Tranches d'âges - Statistiques
Ce module permet de déterminer 20 tranches d'âges utiles à l'édition de la statistique de répartition par âges et par sexe.
Sons
Certaines options sonores peuvent être activées sur une machine disposant d'une carte son (ou d'un driver spécifique simulant une carte son sur le haut parleur) : - clic sur un bouton - signal sonore d'erreur. Si ces options ne sont pas activées seul un bip sonore est généré sur le haut parleur; inversement, l'utilisateur pourra choisir le fichier de son choix au format Wave pour les deux types d'indicateurs sonores.
Monnaie
Ces options vous permettent de paramétrer la gestion des modes francs et euros, en définissant si le système doit travailler en une monnaie unique, ou en double monnaie (dans ce cas, les divers montants peuvent apparaître avec leur équivalents dans la seconde monnaie, ou encore, comme en saisie ou consultation, avec un bouton spécifique permettant de basculer l'affichage d'une monnaie vers l'autre).
Les symboles monétaires choisis peuvent être à un ou deux caractères (FF par exemple).
Attention: le symbole euro n'existe pas systématiquement sur les machines en version Windows 3.11 et 95: un utilitaire spécial peut être requis pour obtenir ce symbole. En windows 98 et ultérieurs, ce symbole est obtenu par la combinaison de touche Ctrl+Alt+E.
L'utilisation de ces options dépend du calendrier que vous avez choisi pour le passage à l'euro : si vous choisissez de commencer l'exercice dans la nouvelle monnaie, modifiez la monnaie avant toute saisie d'adhérents. Note: si votre nouvel année est créée à partir d'une reprise de l'année antérieure, utilisez le bouton "Changement de monnaie (Recalcul)", qui aura pour effet de recalculer les montants des activités reprises automatiquement.
Si vous choisissez le basculement en cours d'exercice, utilisez le bouton "Changement de monnaie (Recalcul)" qui convertira tous les montants de l'application exprimés en francs en montants en euros.
Attention : la conversion francs->euros étant obtenu par division par 6.55957 arrondie au centime le plus proche (et la conversion euros->francs par multiplication), l'opération n'est pas systématiquement réversible (problème d'arrondi).
Libellé des tarifs
Cette option permet d'affecter un nom aux dix tarifs des activités standard, et d'activer la gestion des tarifs spécifiques (à savoir la liste de sélection d'un tarif spécifique à chaque adhérent sur la fiche adhérent)
Remise spéciale
Cette option permet lors de la saisie d'un adhérent de générer automatiquement un règlement pour le montant indiqué ici, lorsque le code postal de l'adhérent (ou le début du code postal) correspond à celui de la "remise spéciale". Cette option permet par exemple de gérer une participation fixe communale.
Texte année (saison)
Ce texte apparaît notamment sur les factures standards. (il indique la saison : par exemple 2020/2021)
Comptabilité
Interface comptable
Voir Génération comptable
Paramètres comptables
Voir Génération comptable
Facturation
Cette option détermine si le bouton d'édition de facture doit être proposé sur les fiches adhérents, et indique le prochain numéro de facture. Vous pouvez aussi définir : •Le texte précédant l'éventuel nom de l'utilisateur sur les factures (par exemple "Vous avez été accueilli par " •La dénomination exacte du document : par exemple "Facture" ou "Reçu"
Importation et exportation de données
Technique
Paramètres imprimantes
Simplifie la gestion de l'imprimante ligne pour l'impression d'étiquettes, en réseau ou non. Voir Problèmes techniques - Etiquettes.
Excel et Word
Les icônes complémentaires :
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