Saisie d'un adhérent

Généralités sur le numéro d'adhérent :

- ce numéro est unique

- il est séquentiel, géré dans l'ordre des demandes d'adhésions

- à chaque rupture d'année, le compteur est remis à un nombre entier de milliers

Le numéro d'adhérent est affecté automatiquement.

La fiche adhérent se compose:

•du code adhérent, automatique

•du nom (sur 20 caractères), automatiquement converti en majuscules

•du prénom (sur 20 caractères), dont la première lettre est convertie en majuscule.

S'il existe une base pour l'année antérieure, la commande HISTORIQUE permet de récupérer les éléments de l'adhérent dans la base de l'année précédente (sauf activités et règlements). Ce bouton permet non seulement d'éviter de ressaisir des informations, mais permet aussi l'édition de statistiques sur les reprises par historiques (voir Statistiques).
Il permet deux modes de fonctionnement :
- si ni nom ni prénom ne sont saisis, le rappel se fait selon l'ancien code adhérent
- si nom et prénom sont saisis, le rappel se fait sur le nom (et/ou prénom).

Si l'option 'Reprise d'Historique' est activée en Paramètres, la reprise de l'historique est automatiquement proposée dès la validation du prénom.

La commande FAMILLE permet d'obtenir la liste des fiches existantes sous le même nom, avec possibilité de reprise des éléments (sauf activités, règlements, prénom, date de naissance,  sexe, et responsable s'il est non vide). Ce bouton est aussi utilisable après la saisie du nom du responsable légal: la recherche est alors effectuée tout d'abord sur le nom de l'adhérent, puis sur le nom du responsable.

Après la saisie du nom et du prénom, la fiche n'est accessible qu'après validation par la touche "Entrée" (ou l'usage éventuel des boutons HISTORIQUE ou FAMILLE)

La fiche se compose aussi:

•du genre : M., Mlle, Mme, ou Sans (personnes morales,...) proposé par défaut (voir paramètres)

•de l'adresse, composée de:

       - deux lignes de rue

       - code postal: la saisie du code postal implique la frappe automatique de la commune si le code postal est déjà connu, ou l'affichage de la liste des communes dont le début de code postal correspond au code saisi, avec sélection par double-clic. L'appui sur la touche ESC dans la fenêtre de sélection des communes permet la création d'une nouvelle commune dans la table, à condition que le code postal saisi ait 5 chiffres. Si le code postal est inconnu, il faut utiliser le code 00000.

       - commune: la saisie de la commune implique la frappe automatique du code postal si la commune existe, ou l'affichage de la liste des communes dont le début du nom correspond aux lettres saisies, avec sélection par double-clic. L'appui sur la touche ESC dans la fenêtre de sélection des communes permet la création d'une nouvelle commune dans la table.

•de deux numéros de téléphone

•du nom du responsable légal (cette zone peut avoir un contenu quelconque, mais il est préférable de faire précéder un éventuel prénom du nom, afin de permettre l'utilisation du bouton FAMILLE). De même, le bouton () associé permet si nécessaire de compléter le nom du responsable légal par son propre numéro d'adhérent, recherché automatiquement dans la base, et inscrit dans la zone responsable entre parenthèses.

•de la date de naissance (non obligatoire). La saisie de la date de naissance implique la proposition automatique de l'adhésion correspondante si la table 'Tranches d'âges-adhésion' est remplie (voir paramètres)

•du reste dû: cette valeur est généralement à 0 puisqu'elle est automatiquement mise à jour par la saisie des règlements. Si la double monnaie (voir paramètres) est activée, la monnaie est indiquée sous la forme d'un bouton qui vous permet de basculer vers l'affichage dans la seconde monnaie.
Note : Si suite à des manipulations de règlements ou d'activités, il s'avérait q'une erreur se soit glissée dans le calcul du reste dû, un double-clic sur le symbole monétaire permet le recalcul.

•du code profession: la saisie de ce code entraîne l'affichage automatique du libellé, ou la sélection d'un code dans la table des professions par double-clic sur l'élément choisi. Si la profession est inconnue, il faut utiliser le code 000.

•de neuf zones optionnelles (voir zones libres en paramètres)

•des activités: les différentes activités sélectionnées sont saisies par leurs codes. Un même code ne peut apparaître qu'une fois pour un même adhérent. Le règlement associé peut être automatiquement affecté lors de la saisie de l'activité. L'activité peut être déclarée de type hebdomadaire (valeur 1 dans colonne F) ou uniquement tous les quinze jours (vide en colonne F). Cette fréquence d'activité modifie les statistiques de présence. La saisie d'un code activité inexistant entraîne l'affichage de la liste des activités, avec sélection par double-clic. La date de saisie permet de retrouver aisément les inscriptions récapitulées par les Statistiques de répartition sur une période.      

Si l'activité est un centre de loisirs, et que son code n'est pas connu, le bouton 'Centre de loisirs' permet de sélectionner les dates sur le calendrier: si un code centre de loisirs existe pour les critères choisis, il est automatiquement affecté; dans le cas contraire, sa création automatique est proposée.

Si l'activité est une journée récréative, et que son code n'est pas connu,  le bouton 'Journée récréative' permet de sélectionner les dates sur le calendrier: si un code journée récréative existe pour les critères choisis, il est automatiquement affecté; dans le cas contraire, sa création automatique est proposée.

Si la gestion de tarif spécifique aux adhérents a été activée (voir paramètres - Libellé des tarifs, avec indication sur la fiche adhérent d'un tarif spécifique à l'adhérent) ou si un tarif spécial est affecté à la commune, le tarif correspondant est automatiquement sélectionné.

Note sur les montants: le montant de chaque activité est par défaut égal à celui de la table des activités, choisi si nécessaire parmi les dix tarifs proposés en fonction du code postal de la commune, du tarif spécifique de l'adhérent. Il est cependant possible de modifier ce montant dans la fiche adhérent (impliquant bien entendu, proposition de règlement automatique de ce nouveau montant, génération des écritures comptables sur ce montant, et recalcul du montant restant du). L'utilisateur pourra au choix décider s'il modifie ici le montant de l'activité (cas par exemple dune réduction standard lorsque deux activités sont prises simultanément) , ou sil ne modifie pas le montant mais crée un règlement de type 'participation' ou 'réduction' (cas par exemple d'une remise spécifique à un adhérent, qui sera alors comptabilisée en compte de charges mais permettra par analyse de ce mode de règlement de déterminer l'ampleur de ce type de remise).

·        des règlements: un nombre quelconque de règlement peut être saisi. La date affectée est la date du jour. Le type standard de règlement est défini dans la table des modes de règlements (voir paramètres).
Toute opération sur les règlements affecte le montant restant dû. Une échéance peut-être indiquée pour chaque régalement (voir paramètres pour la table des échéances)

Les commandes disponibles sont:

•IGNORER:        Retourne à la saisie d'un nom et prénom. Si la fiche courante n'a pas été validée, il est toujours possible d'annuler cette commande pour valider au préalable.

•VALIDER:       Valide les modifications et retourne à la saisie du nom.

•LISTE des ACTIVITES: la liste complète et détaillée des activités est toujours disponible.

•AUTRES IMPRESSIONS:

       - Fiche : imprime la fiche adhérent détaillée

       - Facture :pour imprimer entre deux dates données les activités choisies et les règlements effectués par un adhérent. Cette option n'est disponible que si la fonction d'édition de factures a été activée en "Paramètres - Facture" . Le numéro de facture est automatiquement incrémenté après l'impression.

       Le terme de 'Facture' peut être adapté en "Paramètres - Facture" (ex: Reçu).
 L'année (saison) apparaît à gauche selon la valeur saisie en Paramètres - Divers - Texte année (saison)

       - Certificats: pour une activité, pour un  stage, pour un centre de loisirs ou pour une journées récréatives. Ces différentes impressions sont proposées selon les 'activités' choisies par l'adhérent. (Voir Editeur de certificats)

       - Etiquette adresse sur imprimante ligne: cette commande utilise l'imprimante ligne (imprimante utilisée pour l'impression des cartes) pour éditer rapidement une étiquette à l'adresse de l'adhérent sur les étiquettes destinées aux cartes, selon le format d'étiquettes défini pour ces cartes.

- Courrier libre : édite le texte libre saisi par l'éditeur de certificat, en incluant si nécessaire les références à un code activité.

·        IMPRIMER CARTE: permet l'impression de l'étiquette (voir paramètres) sur une imprimante dédiée. (Note: cette impression peut être différée puisqu'elle est aussi disponible en mode consultation des adhérents, et qu'il est même possible d'automatiser l'impression d'une série de cartes dans le menu Impressions)

Catalogue  internet : si les fonctionnalités de génération de catalogue internet sont activées avec gestion des fiches adhérents, le bouton "Catalogue internet" (raccourci Ctrl+F12) présente l'accès à l'URL de l'adhérent, ainsi que le QRcode correspondant. Si une adresse email est disponible pour l'adhérent, la fenêtre propose de l'informer par mail du lien, accompagné ou non de l'image du QRcode.