L'application intègre :
- l'envoi possible direct d'emails au format texte, même sans logiciel de messagerie installé
- l'envoi possible de SMS par un modem SMS externe (téléphone, modem USB, modem série, etc)
- la gestion d'une bibliothèque de messages, afin de faciliter les messages répétitifs
Configuration pour les emails
Pour permettre l'envoi d'emails, l'utilisateur doit
- indiquer pour les fiches adhérents, quelles zones libres sont susceptibles de contenir l'adresse email ;
- disposer d'un compte de messagerie. Ce compte peut être géré par le gestionnaire de courrier Mapi (outlook 2000, etc...) ou grâce aux paramètres directs du SMTP (voir Messagerie : MAPI ou SMTP ?). La solution préconisée est la solution par SMTP, qui ne nécessite aucun logiciel (l'application sait par ailleurs gérer les SMTP nécessitant une authentification spéciale, tels ceux d'Orange).
Si l'envoi est paramétré en SMTP, l'envoi depuis l'écran Consultation est fait par défaut (à moins que l'utilisateur n'opte volontairement pour le 'mode classique') en mode simplifié par l'expéditeur d'email, permettant l'accès rapide à la bibliothèque de message ; dans ce mode, les messages de la biliothèque peuvent avoir été créée par l'éditeur html interne ("html adh") proposant une saisie évoluée incluant des champs spécifiques à l'adhérent.
Sur une machine ne disposant d'aucune possibilité d'envoi de mail, il est conseillé de désactiver toutes les fonctions d'envoi pour éviter de surcharger les pages et menus de commandes inutiles.
Gestion des envois
Les envois sont de deux types :
- soit individuel, lors de la consultation d'une fiche adhérent (par simple clic sur l'icône d'envoi associée à la zone libre concernée), soit lors de l'envoi d'un état imprimé par Mail sous la forme de fichier PDF.
- soit par envoi groupé (sur des recherches, ou pour une activité ou tous les adhérents dans les opérations générales), qui utilise l'expéditeur d'email.
L'envoi individuel permet aussi la gestion du :
- Carnet d'adresses : Si le système le permet (version Outlook 2000 par exemple et autres clients Outlook), l'application permet de sélectionner directement l'adresse dans le carnet de la messagerie. Si plusieurs adresses sont cliquées dans la liste, elles sont automatiquement cumulées dans la zone adresse, séparées par de points-virgules.
- Carnet spécifique : L'application possède son propre carnet d'adresses, que l'utilisateur peut créer et gérer au sein même de l'application (à l'aide du menu contextuel obtenu par le bouton droit de la souris lorsque le carnet spécifique est ouvert). Le carnet spécifique peut comprendre des adresses simples, mais aussi des listes d'adresses (en indiquant en un même bloc l'ensemble des adresses emails séparées par des points-virgules). Ce carnet spécifique, qui n'est partagé avec aucune autre application, peut être créé manuellement ou à l'aide de l'importation depuis le carnet d'adresses (si plusieurs adresses sont cliquées dans la liste du carnet d'adresses, elles sont automatiquement cumulées dans la zone adresse, séparées par des points-virgules.)
Par ailleurs, le carnet d'adresse spécifique permet d'indiquer une adresse (ou une liste d'adresses) par défaut :cette adresse (ou liste) est systématiquement proposée au lancement de l'écran d'envoi par messagerie, mais aussi, lorsque le carnet spécifique est ouvert puis refermé sans y avoir sélectionné d'élément, et que la zone adresse est vide.
Configuration pour les SMS
Pour permettre l'envoi de SMS, l'utilisateur doit disposer d'un modem spécifique GSM (généralement équipée d'une carte SIM) ou d'un téléphone, relié à l'ordinateur et géré comme un port série.
Sur une machine ne disposant d'aucune possibilité d'envoi de sms, il est conseillé de désactiver toutes les fonctions d'envoi pour éviter de surcharger les pages et menus de commandes inutiles.
Tous les messages SMS sont gérés par l'Expéditeur de SMS.
La norme d'un message SMS est de 160 caractères maximum : par ailleurs, afin d'assurer la plus complète compatibilité, les SMS sont expédiés en format GSM, norme qui limite les caractères disponibles à :
£$¥èéùìòÇ Øø Åå_ ^{}\[~]|€ÆæßÉ!"#¤%&'()*+,-./0123456789:;<=>?¡ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÄÖÑܧ¿abcdefghijklmnopqrstuvwxyzäöñüà
Les caractères non présents, tels que ç, â, ê, ï, ô,û sont respectivement remplacés par c, a, e, i, o, u.
Note : la plupart des ordinateurs ne disposent plus de port série, et les connecteurs vers téléphones ou modem GSM sont souvent de type USB. Mais le protocole SMS étant un protocole série, il nécessite l'installation automatique d'un driver effectuant une redirection de port. Quel valeur de port COM utiliser ? Le plus simple est dans le Gestionnaire de Périphérique du panneau de configuration de Windows, de consulter non la liste des ports, mais de rechercher le numéro de port dans la rubrique MODEM (souvent en Paramètres avancés - Paramètres avancés du port).
- Simuler l'envoi SMS sur le serveur : cette fonction permet d'organiser l'envoi des SMS depuis certaines machines seulement. Si la simulation est active, les SMS à éventuellement envoyer ne sont pas directement transmis par la machine, mais notés comme à transférer, et sont alors envoyés par les machines du réseau où est activée la fonction d'envoi ("Traiter les simulations").
- Simulation SMS : lorsque cette option est activée, tout comme le transfert SMS, le poste surveille, selon le délai indiqué, les SMS créés ou modifiés par les autres postes en mode simulation, et en assure le transfert SMS. Ce système permet ainsi de consacrer un seul poste du réseau à l'envoi de SMS, sans ainsi ralentir les autres postes ou installer un modem SMS sur chaque poste. Il est même envisageable de dédier ainsi un poste peu utilisé à cette seule opération de transfert.
- Préfixe SMS : précise les préfixes de numéro permettant l'envoi de SMS (par défaut, 06). La liste des préfixes pourra être complétée ultérieurement en séparant chaque préfixe par un /
- Test du port COM au démarrage : si le modem SMS est configuré sur un port COM, ce test optionnel permet de tester sa présence sur ce port au lancement de l'application. S'il fait défaut, un message d'erreur est affiché.
- Le nombre d'essai en cas de non réponse est le nombre de fois où l'application va tenter de relancer la connexion au modem lorsque la tentative a échouée (souvent pour des appels trop rapprochés).